TIPS (consejos) PARA EMAIL:
A todos nos cogió la modernitud de improviso!. En el cole nos enseñaron donde
poner la estampilla en el sobre pero no como mandar emails, y más de un gallego
(de mas de 50) esta leyendo esto sin saber ni un ka de computación. Es decir, lo
usamos porque nos sirve, sin haberlo estudiado. Por eso van algunas
observaciones recogidas y otras recopiladas de nuestro doctorado en la practica,
maestro de tantos vicios. Si tiene algo que agregar, bienvenido, se hace camino
al andar.
1) El e-mail es informal. Pero un saludo como HOLA BOCHA o Buenas Tardes para
empezar nunca molesta y predispone mejor.
2) Sea preciso y conciso. No se extienda sobre el tema como nuestro gerente.
3) Su interlocutor no esta viendo sus labios ni sus ojos. No lo escucha, solo
percibe el tono de lo que lee. Puede sentir que grita o que susurra. Comprenda
que UD tiene una clara idea de lo que quiere trasmitir, pero, será lo mismo que
recibe el destinatario?
4) Evite en lo posible las mayúsculas. PARECE QUE ESTUVIERA GRITANDO!
5) No asuma que su mensaje es secreto. Una carta de amor por e-mail o una queja
de una persona pueden ser leídas por otro o puede ser reenviada a una lista de
distribución, los errores existen, y los despelotes también.
6) Conteste sobre el mismo mensaje que recibe. De esa manera tenemos toda la
historia sin necesidad de buscarla.
7) Verifique que su idea este completa. A veces una interrupción corta su
pensamiento y al continuar queda algo suelto. Relea el mensaje antes de enviarlo
poniéndose en lugar de su interlocutor.
8) Cuando responda, asegúrese que es especifico. Contestar solamente “SI” es
bien conciso, pero responde a todo el mensaje o a una sola parte de la idea?
9) Responda rápido, aunque sea para decir que contestara mas adelante.
10) Errores. Si le escribe a un cliente nuevo o a su abuelo, quizás sea buena
idea pasar el corrector de errores. Entre los pendex no pierda tiempo, la "hortografía"
es algo del pasado.
11) Si esta molesto por el contenido del mensaje que recibe, responda al día
siguiente. Todos somos seres humanos y con diferentes estados de animo y humor a
lo largo del día. La misma frase puede ser tomada como una broma o COMO UN
INSULTO en distintos días (u horas, lo sabemos por experiencia, estamos
casados).
12) Ponga su nombre al final del mensaje. Y también la dirección y teléfono,
Rafael será muy conocido por su mama o por el comisario, pero aunque no lo crea,
hay muchos Rafaeles en todo el país-. El sistema le puede poner su remitente en
todos los mensajes automáticamente
13) Envíe distintos e-mails para distintos temas. Es más fácil para el que
recibe responder por partes que por todo. Y si algún tema demora o no se
contesta, al menos recibirá respuesta de los otros.
14) El e-mail puede responderse después de encontrar la respuesta exacta con
tranquilidad, menos errores, sin alguien esperando en el tubo y es tiempo
trabajo de una sola persona. La misma pregunta por teléfono es mas tiempo y de
dos personas, además del costo cuando es larga distancia.
15) Ponga el tema en el asunto (subject) y evite abundar. Y tenga en cuenta que
por el SPAM hay muchos que borramos cualquier mensaje que diga, dieta, ofertas,
Viagra, cursos, gratis, alargadores de pene, prestamos, te mando mi foto, etc.
16) Si envía un attach (ADJUNTO) avíselo con un mensaje personal, muchos envían
virus attach con cualquier remitente, incluso el suyo. Y muchos borran esos
mensajes sin leerlos por las dudas.
Extraído de un mail del foro náutico de Kiero Aquafloat ( www.aquafloat.com.ar )